はじめての方へ

展示会とは?

展示会とは出展者と来場者のマッチングの場である

「展示会の定義は何ですか?」ともし問われたら、何と答えるでしょうか?

弊社では「出展者と来場者のマッチングの場です」とお答えしています。

「そりゃそうでしょうね」と当たり前すぎて笑ってしまうかもしれません…

 

しかし、展示会ではマッチングが上手くいかない、成果が出ない、と嘆いている企業が沢山あります。

それはなぜでしょうか?

 

それは「双方の目的がズレているから」です。

 

 

そもそも展示会は、出展者と来場者それぞれに目的があり、それがマッチした時、お互いに利益が生まれます。

利益があるから来場者は「名刺」を差し出し、御社は顧客リストを獲得できるのです。

当然、目的が合わない場合は名刺交換に繋がりません。

 

ですから展示会では、来場者の目的を知り、その目的に合わせることでマッチングが可能になります。

 

ではここで質問です。

御社が出展する展示会の来場者の目的…これを理解しているでしょうか?

「来場者は何のために展示会へ足を運ぶのか?」答えられるでしょうか?

 

もし、理解していない、答えられないのであれば、マッチング出来ない可能性があります。

 

展示会に出展する企業は、出展の準備、制作会社への依頼、ブース選択などに目が行きがちです。

あなたもそのためにこのページを見ていると思いますが、それよりも大事なことがあります。

 

それは「御社が求める未来のお客様と出会うため」に、来場者の目的を知ることです。

これを明確に出来るだけで、展示会の成果は変わってきます。

弊社は御社と一緒に、来場者の目的を分析、整理しマッチングへつなげるお手伝いを致します。

クランプがお手伝い出来ること

・出展者と来場者の目的を分析、整理しマッチングへつなげる

展示会に必要な事

準備段階で企画をしっかりと練り上げる

先程お伝えした通り、来場者とマッチングするためには、来場者の目的を知る必要があります。

更に、自社が伝えたいことを、来場者の目的にどう合わせていくかがポイントになってきます。

 

しかし、準備を進めているうちに来場者の目的を忘れ、来場者が求めている情報から大きく逸れてしまう場合が多いのです。

最終的には、自社が伝えたいことばかりをアピールしてしまい、来場者とマッチング出来ない状況になりがちです。

 

そこで必要なのは、来場者が求める情報と自社が伝えたいことを合わせるために、企画をしっかりと考える必要があります。

 

御社が「繋がりたい」と考えている企業の担当者は、何を目的に展示会へ足を運ぶのか?

目的を達成させるためには、こちらから何を提供していけばよいのか?

それを実施するためには、何を行うべきなのか?

 

準備段階で分析、整理を行い、そこから何をすべきか練り上げる必要があるのです。

企画段階で、マッチングのポイントを見つけ、方向性やコンセプトを明確にすれば、展示会の8割は成功と言えます。

クランプがお手伝い出来ること

・出展展示会の来場者が求めていることを、一緒にリサーチいたします

・御社の伝えたい、訴求したい情報を整理整頓いたします

・来場者が求める情報と御社が伝えたい情報のマッチングポイントを第三者の目線でアドバイスいたします

・整理した情報から何を行うべきなのか、アイディアを提供致します

事前に準備するもの

展示会出展を決めたら、以下のことを考えて行く必要があります。

 

企業様により順序が変わったり、もうすでに決まっているものもあるかもしれませんが、基本的な準備内容は以下のとおりです。

・出展する製品・サービスを決める

・予算と出展ブース(何コマか)のサイズを選定する

・目的に合う展示会を探す

・出展する展示会事務局の説明会に参加する

・申請書類を提出する

・出展する製品・サービスを絞り込む

・制作会社などを選択する

・制作会社または自社で企画を考える

・企画をデザインに反映する

・スタッフ数を決める

・企画内容をスタッフに伝え、情報を共有する

・運搬方法を自社で考える(宅配便、運送業者など)

・カタログの企画と準備

・アンケート用紙の企画と制作

・名刺の準備

大きなところでお伝えすると、上記の内容になります。

 

この中で弊社は、企画の設計から、ペーパーアイテムの制作まで、下記の通りコーディネート致します。

 

クランプがお手伝い出来ること

・出展コンセプト、企画制作

・ブースデザイン構築

・出展書類提出代行

・ブースの装飾全般(モニター、備品、ライティング、電気手配、

・スタッフの手配(MC、声掛け・呼び込みスタッフ、コンパニオン)

・ペーパーアイテム制作、納品

・ノベルティ制作、納品

 

搬入(オープン前日)について

さて、準備ができたらいよいよ本番…

と、その前にブースの設営、準備を行わなければなりません。

 

御社で行って頂くのは、

・製品、サービス品、備品等をお持ち込み頂く

・製品、サービス品、備品の設置

・プレゼンなど演出関係のリハーサル

・スタッフの動作、動線イメージ

などです。

※前日にリハーサルが出来ない場合は、当日の開場前などに行います。

 

 

前日のお昼ごろまでには、ブースの形はある程度完成しています。

完成したブースの場所から、お持ち込みの製品やその他備品等を展示いただきます。

 

また、来場者がどのような動線でブースに入ってくるのか?などを予測しながら、当日のスタッフの動きを確認することをおすすめ致します。

 

クランプがお手伝い出来ること

・ブースに関する資材、使用機材(モニター、カタログスタンド等のレンタル備品)の用意、設置(当社ご依頼の場合)

 

・施工時の立ち会い

・不足品の追加等

 

・リハーサル(プレゼンなど演出がある場合)

・ライトの調整、コンセント設置など電気関係(二次側電気)のセッティング

 

・持ち込みの説明パネルなどの設置

オープン当日について

当日はまずブースの電源を入れ、製品や電化部品が問題なく作動するかを確認します。

作動に問題がある場合は、すぐに弊社にお知らせください。早急に対応致します。

 

スタッフが全員揃い、準備ができたら朝礼を行うことをオススメします。

朝礼では、展示会のコンセプトや目標の再確認、各スタッフの配置と役割、休憩時間の確認などを行います。

 

そしていよいよ本番スタートです!

 

1日のスケジュール感は以下の通りです。

・開場

・待機、声掛け、プレゼンなど

・来客、接客

・名刺獲得

・休憩

・終礼

・集計

ピーク時間は13時~16時くらいです。

バランスよく休憩時間を確保しながら、対応していきます。

 

 

なお当日は、弊社スタッフの立ち会いは基本的にございません。(演出などがある場合を除く)

 

声掛けなど専門スタッフ依頼の場合、事前の打ち合わせ等で、対応するミッションや休憩時間等を決めさせて頂いております。そして、現場の様子を見ながら当日の対応を致します。

クランプがお手伝い出来ること

・不足備品やライト、コンセント電気関係の追加、修正など

・プレゼンテーションの実施、集客のサポート

・専門スタッフによる、呼び込み・声掛けサービス

・御社スタッフの声掛け・呼び込みトレーニングの実施

撤収について

・基本的にブースの撤収作業は弊社にお任せください。

・御社製品、備品等は御社でお持ち帰り頂きます。

展示会後のフォローについて

展示会が終了すると、ホッと一息付きたいところですが、ここからが本番です。

獲得したリード(名)に対して、セミナーの実施、TEL、メール配信、ナーチャリング(リード顧客の教育、育成)などを行います。

展示会の準備段階から、アフターフォローの方法とバランスを取りながら、企画を立てて参ります。

またアフターフォローに関するアドバイスや提案などもさせて頂きます。

クランプがお手伝い出来ること

・名刺集計

・動画撮影、動画配信のフォロー